各处室、系部：

为全面储存学校史料，现对2025年度形成的各类档案材料进行立卷归档，具体要求如下：

一、归档范围

（一）2025年1月1日至2025年12月31日期间，学校在党政管理、教学管理、学生管理、科学研究以及基本建设等各项工作中形成的具有保存价值的材料，具体载体形式包括：纸质材料、电子文件材料、照片、光盘、实物档案等。

（二）2025届毕业生毕业材料、学籍材料。

（三）对口支援、重大赛事等活动中形成的重要文件、协议合同、领导讲话及领导题词、照片、录像等。

（四）2025年度集体或教职工个人荣获的省部级以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等，以及校地、校际交流和外事活动中获得的具有保存价值的实物资料。

（五）2025年度各系部党政联席会议纪要、记录。

（六）其他应归未归材料。

二、归档要求

（一）各处室、系部负责人要高度重视归档工作，提高对本部门档案工作的要求，确保高质量完成档案归档。档案员认真做好预立卷工作，合理分类，安全存放，切实履行归档职责，任何部门和个人不得将归档材料据为己有。

（二）严把归档文件的质量关，加强文件材料的附件及批复的收集整理；归档文件必须为原件（非彩色打印件），复印件原则上不得归档，确需归档的须加盖部门公章并附说明；非标准版式纸质文件应统一规格，按A4版式粘贴或折叠。

（三）加强电子文件、数字媒体文件、业务系统数据库、音视频等电子档案的收集归档，归档电子档案须真实、完整、可用、安全，符合《电子档案管理办法》（国家档案局第22号令）有关要求。重要电子档案必须实行电子文件、纸质文件双套归档。纸质文件要求A4版式打印，字迹清晰，留有装订空间。电子档案可以移动硬盘、光盘等载体形式归档，并上传档案管理系统；OA系统内流转文件即时按件归档。

（四）重大活动的主办、承办部门做好活动档案的收集、整理、移交；教职工个人荣获的省部级及以上奖励资料，由所在部门负责做好收集、整理、移交。

（五）文件材料网上归档，请登录智慧医专后进入档案管理系统，或用浏览器直接输入IP地址：http://211.64.79.105:8080/ams/index。新上岗的部门档案员请及时联系办公室综合档案室进行登记授权。

三、归档步骤及时间

（一）实体卷整理。依据《国家档案局归档文件整理规则》（2015），结合学校实际情况，各党群、行政等文书档案按件整理，科研、学籍、基建、财会等档案按卷整理。档案员可参照《山东医学高等专科学校档案工作手册》（第二部分），将收集齐全的文件材料，分类组卷、编写页码、拟写案卷题名，进行预立卷。学校实行统一卷皮，各档案员可到综合档案室领取，立卷后立卷人、审核人务必在备考表上签字、注明日期。

（二）系统著录。预立卷的档案资料全部实行网上立卷归档，录入档案管理系统，并上传电子全文（不具备制作双层PDF的部门，可联系综合档案室进行数字化处理）。著录完成后经部门负责人、办公室主任审核后，联系综合档案室系统管理员接收，用A4纸打印《卷内文件目录》《案卷移交目录》（一式两份），具体操作详见《山东医学高等专科学校档案工作手册》（第三部分）。

（三）移交归档。将预立卷档案资料、《案卷移交目录》和《卷内文件目录》移交综合档案室，进行纸质档案和电子文件的双套审核，办理移交手续。

（四）归档时间。请各处室、系部于7月6日前完成归档。

山东医学高等专科学校办公室

2026年6月22日